初期の負担を大きくしよう
GTD（Getting Things Done：物事を効率的に片付ける）のすべてのは方法論は次の3単語にに要約できます。「Do it Now（いまやりなさい）」です。物事を始めるのは明日ではなく今日のほうがいいし、計画をその日の後半に先延ばしするよりも今から一時間のうちに実行するほうがいいし、習慣を変えるのは来年の1月からよりも今月からのほうがよいのです。
これをもうひとつ別の言葉で要約すると、「初期の負担を大きくしよう（make your time top-heavy）」ということになります。物事を片付けるのがうまい人は初期の負担の多いスケジュールを立てます。慢性的な遅れの原因は後期の負担が大きいスケジュールにあるのです。
初期の負担の大きいスケジュールとはどんなものでしょうか？
初期の負担を大きくするとは、仕事の大半をスタート時点に行うということです。初期の負担の大きいスケジュールではスタートが重要であり、最後のほうに余裕を残すようにします。生産性向上のためにより初期の負担の大きくするためのポイントはわずかです。
- 仕事の量：スケジュールの初期に仕事の大半を持ってきましょう。つまり、仕事を朝にたくさんやって晩にはほとんどやらないというようなことです。
- 仕事の重要性：重要な作業を体力が多く残っている最初のほうにしましょう。小さな問題を終わらせる前に、長い期間影響力を及ぼすような仕事から始めましょう。
- 仕事の困難さ：一番大変な仕事を体力が多く残っている最初のほうにしましょう。わたしは書くことが好きですが、毎回の投稿のためにたくさんのエネルギーを使います。わたしが書いていられるのは体力が多く残っている一日の早い時間に文章を書く作業を行っているからなのです。
後期の負担の大きいスケジュールはちょうど逆です。もっとも重要な仕事やもっとも困難な仕事を後回しにするということです。たいしたことのない事柄に手をとられているうちにどうしようもなくなってしまうような仕事の先延ばしの原因です。
どうやったら初期の負担を大きくすることができるでしょうか？
初期の負担の大きなスケジュールをどうすれば実行できるのか知りたい場合に、頭に置いておかないといけない指標が3つあります。
- 日単位：あなたの仕事は朝に集中していますか？夜に集中していますか？
- 週単位：月曜日や火曜日が忙しいですか？それとも日曜日の夜にすべて終わらせようとしますか？
- 長期の単位：ゴールにいたるまでの仕事の大半を今やっていますか？それとも、大変な仕事は将来やることにしていますか？たとえば、わたしなら4ヶ月かかるプロジェクトにかかわっているとしたら、最初の2ヶ月に仕事の大半を終わらせるようにします。
初期の負担を大きくすると生み出されることが2つあります。第一に、仕事が実際に成就することを保障してくれます。後期の負担の大きなスケジュールは時間の無駄遣いや期限に間に合わないといった事態を招きます。第二に、初期の負担の多い生活によって生活にゆとりが生まれます。仕事を早く終わらせることによって、スケジュールの後期には後ろめたい意識から解放され安らぎが得られます。だらだら始めて夜中にあわてて仕事をするよりも、早起きして仕事を2、3時間で終わらせてリラックスする時間を残すほうがよいのです。
スケジュールをバランスの取れたものにするための方法をいくつか挙げておきます。
- 朝の儀式：もっと早く起きて最初の1時間で1日の予定を立てましょう。こうすることで1日の仕事の最初の数時間を睡魔と闘わずに、仕事をすぐに始められるようになります。
- 日ごと週ごとのゴールを設定する：わたしは週単位・日単位のTo Do List（やることリスト）をつけています。このリストのおかげで、わたしは数え切れないほどの仕事を処理可能なものにすることができています。
- 休憩時間を確保する：わたしは1週間のうち1日は完全に休むことにしています。休憩の日を確保することで、今たくさん働くことができるようになります。
- ぐずぐずと先延ばしにしてしまっていることを見つける：ぐずぐずと先延ばしにしてしまいがちなことをTo Do Listからピックアップしましょう。そして、それらを一番最初に片付けましょう。困難な仕事を終わらせることで生活がストレスから解放されます。
- 邪魔が入ることを考慮に入れておく：予期しない仕事が入ってくることを想定して週のスケジュールを立てましょう。もし別の仕事が入ってこなければ、週の最後をリラックスして過ごすことができるし、もし新しい仕事が入ってきても、すでに準備はできているのです。
- 自分の時間を確保しておく：働く時間を決めておくことでより生産性豊かな日々を送れるようなります。仕事が個人的な時間にまで入ってこないようにすれば、初期の負担の大きな日々を送りやすくなります。
- 現実的なTo Do Listを作る：日単位あるいは週単位のゴールを設定する際に、わたしは自分が処理できると思うだけのものだけを注意深く追加するようにしています。今日全部終わらないと思ったら、一生懸命働かないものです。リストに追加する項目はちょっと少なめにして、早めに片付けるのがベストです。
以上は、
原文：「Make Your Time Top-Heavy」Scott H Young
からの翻訳です。